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Caractéristiques de l’action de la tâche
Les tâches font référence aux événements qui doivent être accomplis manuellement par le participant au processus. Les tâches permettent à l’utilisateur d’interagir avec les données du processus en les visualisant et/ou en les mettant à jour, puis de prendre une décision concernant le résultat ou l’édition de la tâche à l’aide de boutons d’action définis.
Boutons d’action
Les boutons d’action définissent le chemin d’exécution qui sera suivi dans le processus, tel que déterminé par l’utilisateur travaillant avec les tâches. Une action de tâche doit avoir au moins un bouton d’action défini.
Les boutons d’action sont identifiés en dessinant un lien entre la flèche vers l’extérieur de la tâche d’action et une autre tâche du processus. Le libellé du lien correspond au texte situé au-dessus du bouton sur la page Détails de la tâche de l’interface Web.
Caractéristiques du bouton d’action
Vous pouvez modifier diverses caractéristiques des boutons d’action telles que le « texte du bouton », la « couleur d’arrière-plan », la « couleur du texte » en double-cliquant sur le bouton d’action. En un seul clic, vous ne pouvez modifier que le texte du bouton.
Action en retard
L’action en retard indique que le chemin d’exécution de la tâche a dépassé le délai calculé. Lorsque la tâche a expiré, elle est supprimée de la liste des tâches et l’action expirée est exécutée.
L’action en retard est facultative. Si elle n’est pas spécifiée, les actions en retard restent dans la liste des tâches jusqu’à ce qu’elles soient terminées.
Caractéristiques de l’action de la tâche
Dialogue Tâche/Formulaire
Sujet
Le thème de la tâche est utilisé pour séparer la tâche des autres tâches de la liste. Le sujet peut consister en un texte ou des données en rapport avec la tâche. La rubrique est affichée à la fois dans la liste des tâches et dans les pages de détails des tâches de l’interface Web. Pour inclure les données liées à la tâche, mettez les signes (%) avant et après le nom de l’élément de données.
Exemple : %firma_unvani%.
Information
En option, vous pouvez définir un ensemble d’instructions détaillées pour l’utilisateur sur ce qu’il doit faire pour accomplir une tâche donnée. Les instructions sont affichées sur la page Détail de la tâche dans l’interface Web. Pour utiliser le formatage HTML dans les instructions, enfermez le texte et le HTML dans les balises <HTML> </HTML>.
Date d’achèvement
Il spécifie comment la date d’achèvement de la tâche sera calculée. Pour des informations plus détaillées sur ces données, voir la section Retards et délais à la page 39.
La personne affectée à la tâche
Ceci indique le groupe ou l’individu à qui la tâche est assignée. Sélectionnez le groupe dans la liste déroulante. Par défaut, la tâche est confiée au Lanceur, c’est-à-dire à la personne qui a lancé ou exécute l’état de phase du processus.
Toute personne membre du groupe spécifié peut s’approprier la tâche.
Si le processus contient des éléments de données d’affectation, ils seront répertoriés dans la liste déroulante Affecter. Si elle est sélectionnée, la tâche est affectée dynamiquement en fonction du groupe associé à l’élément de données dans chaque état d’étape du processus.
Mission du groupe
Si la tâche est marquée comme une tâche de groupe, chaque membre du groupe d’affectation reçoit sa propre copie de la tâche. Par exemple, si le groupe assigné compte dix membres, dix tâches individuelles sont créées. Les tâches de groupe sont utilisées pour des tâches telles que les rapports de service, les calendriers ou d’autres tâches qui nécessitent la collecte d’informations auprès d’un groupe d’individus.
Les éléments de données à marquage multiple enregistrent des valeurs individuelles pour chaque personne saisissant des données et les rapportent sous forme de tableau.
Les tâches de groupe n’ont qu’un seul bouton d’action.
Autoriser la réaffectation des tâches
Il indique si une tâche peut être réaffectée par le propriétaire actuel de la tâche à un autre groupe ou individu. Si la réaffectation est autorisée, l’utilisateur peut réaffecter la tâche à une autre personne ou à un autre groupe.
Blocage des courriels de notification
Si l’utilisateur dispose de certains paramètres préférés, il recevra une notification par courrier électronique lorsqu’une tâche lui est assignée ou lorsqu’il est connecté à un groupe. Dans certains cas, le designer peut vouloir intercepter ces messages électroniques.Pour la tâche de démarrage du processus, l’utilisateur n’aura probablement pas besoin de l’e-mail de notification puisqu’il vient de lancer le processus.
Conserver la date d’échéance initiale
La date d’échéance indiquée lors de la création de la tâche est affichée dans la liste des tâches. La date d’escalade est la date indiquée si la tâche n’a pas été achevée dans le délai défini et si une action en retard a été définie. S’il revient à la tâche, la date d’échéance initiale est affichée.
Éléments de données
Dialogue des éléments de données de la tâche
Les éléments de données associés à la tâche doivent être définis comme suit.
Afficher
Cochez cette case pour inclure l’élément de données dans la tâche. L’élément de données sera affiché sur la page Détail de la tâche dans l’interface Web.
Lecture seulement
Sélectionnez « Lecture seule » pour visualiser les données et ne pas permettre leur modification. Les zones en lecture seule sont affichées sous forme de tuiles de couleur grise dans l’interface Web.
Obligatoire
Sélectionnez « Obligatoire » si des données doivent être saisies pour effectuer la tâche. Si des données sont nécessaires, la tâche ne peut être achevée sans une saisie de données valides. Les éléments de données requis sont mis en évidence en rouge dans l’interface Web.