Concepts

Processus

Les processus sont des séquences bien définies d’actions, de données, de participants et de flux de travail. Un processus peut être des procédures telles que « Nouvelles embauches », « Bon de commande » ou « Retour de produit ».  Les processus se composent de trois éléments principaux. Tout d’abord, les processus contiennent des éléments de données, qui sont les informations requises pour mettre en œuvre et achever le processus.  Ensuite, ils définissent les utilisateurs et les rôles nécessaires à l’exécution et à l’achèvement d’un processus.

Troisièmement, les actions définissent ce qui se passe réellement dans un processus. Les processus peuvent être lancés manuellement à partir de l’interface Web, rejoués selon un calendrier défini, lancés après la réception d’un e-mail, ou lancés via un serveur Web externe de l’entreprise.

Éléments de données

Les éléments de données peuvent inclure des informations telles qu’une adresse, un numéro de téléphone, un coût d’achat, un numéro de bureau, un montant d’évaluation, etc.  Les éléments de données sont des textes, des chiffres, des dates, des documents et des journaux de bord.

Les données de processus sont fournies par les participants au processus à l’aide d’actions « tâches » via l’interface web.

Participants

Un processus définit quels utilisateurs et quels rôles sont responsables des différentes tâches au sein de ce processus. Une personne ou un groupe spécifique assumant un rôle peut être affecté à divers aspects d’un processus.

Rôles

Les rôles sont constitués d’une ou plusieurs personnes et/ou d’un ou plusieurs groupes ou autres rôles.  Il peut s’agir d’employés du « service clientèle », de gestionnaires, de coordonnateurs de la sécurité, de travailleurs horaires, d’agents d’assistance à la clientèle ou autres.

Tâches

Les tâches sont des actions qui nécessitent une intervention manuelle de l’utilisateur pour être réalisées.  Les tâches sont affichées dans la liste des tâches de l’interface Web.  Chaque tâche permet à l’utilisateur de visualiser et / ou de mettre à jour ses données, et peut être intégrée à partir de la page Détail de la tâche. Les tâches peuvent être classées par ordre de priorité, recevoir des dates d’échéance et être réattribuées par les responsables.

Affectation

Les tâches peuvent être assignées à une personne ou à un groupe de personnes. Une fois qu’un utilisateur est décidé à travailler sur une tâche, celle-ci lui appartient jusqu’à ce qu’elle soit terminée, transférée à quelqu’un d’autre ou renvoyée au groupe d’origine.

Les tâches sont généralement ouvertes à tous les membres du groupe jusqu’à ce qu’elles soient détenues par une seule personne.  Les tâches de groupe peuvent être distribuées de manière appropriée dans les situations où chaque membre du groupe devra accomplir une tâche donnée.  Ceci est utile pour des éléments tels que les feuilles de temps et les rapports d’état.

Horaires de travail

Les processus récurrents et les échéances des tâches sont calculés grâce à un concept connu sous le nom de « Horaires de travail ». Un calendrier de la société mère est défini pour chaque jour, avec des jours définis comme jours ouvrables et jours non ouvrables, ainsi que des heures de travail standard de la société.  Les départements et autres groupes peuvent inscrire consécutivement un ou plusieurs jours dans le calendrier d’entreprise, selon les besoins du calendrier. Le serveur E-Flow utilisera ensuite ces informations pour calculer les meilleures dates.

Autres actions

Pour aider à automatiser les processus d’un lieu de travail, les processus peuvent consister en d’autres actions que les tâches. Parmi ces actions, on peut citer le branchement sur la base des données du processus, la mise à jour des bases de données, l’envoi de notifications par courrier électronique, le calcul des données, l’activation immédiate des actions et l’attente d’un certain temps.

D’autres actions peuvent être développées en fonction des besoins du client afin de s’interfacer avec les données et les systèmes existants d’une entreprise.