E-Flow DMS – Sistema de Gerenciamento de Documentos
O E-Flow DMS (Sistema de Gerenciamento de Documentos) foi projetado para facilitar as empresas no armazenamento, na organização, no gerenciamento e nos acessos a documentos digitais ou físicos em ambiente eletrônico.
Este sistema elimina a necessidade do suporte de papel, além de garantir que qualquer informação ou documento procurado possa ser facilmente encontrado e gerido de forma eficaz.
Graças a este sistema, o risco de perda de documentos é reduzido, além de benefícios como a economia de tempo e de recursos, fácil acesso à documentação, e um histórico dos documentos e de suas revisões, o que permite o rastreamento quando necessário.
O E-Flow DMS também desempenha um papel importante na automatização de fluxos de trabalho baseados em documentos e na contribuição para processos de transformação digital.
É a área onde os documentos são armazenados quando há um processo em execução no E-Flow, observando-se que são criadas automaticamente pastas do sistema para esses armazenamentos. Assim, a Edição e Exclusão de documentos também se realizam nestas pastas.
Considere que os documentos aqui armazenados não podem ser excluídos, a menos que os processos em execução sejam excluídos.
É a área onde os documentos excluídos são armazenados antes de serem completamente excluídos do sistema. Os documentos que foram excluídos podem ser restaurados aqui ou excluídos completamente.
Essa tecnologia, chamada de “Reconhecimento Óptico de Caracteres” ou “Leitor Óptico de Caracteres”, consiste na análise de imagens em documentos e sua transformação em arquivos de texto. O sistema detecta textos escritos em arquivos de extensão .JPEG e .PDF e os converte para formatos como texto, Excel (extensão .XLSX) e Word (extensão .DOCX). O objetivo dos Sistemas de Arquivos de Documentos não é apenas armazenar os documentos, mas também acessá-los e utilizar as informações e os dados neles contidos.
Os usuários podem adicionar novas pastas ou documentos ao sistema. Arquivos e documentos adicionados a este campo também podem ser compartilhados com outros usuários no sistema e, além disso, os usuários compartilhados podem receber autorização para alterar o conteúdo do arquivo.
Mostra os documentos cujos conteúdos foram visualizados e/ou revisados mais recentemente.
Quando os documentos armazenados no E-Flow DMS são marcados como favoritos, esses documentos são agrupados separadamente na seção “Meus Favoritos”.
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