Encuentre lo que busca, al instante.
Del contrato a la factura: cada documento con sus versiones y permisos, en segundos. Todos sus documentos, incluso los escaneados, en un solo archivo.
Todos sus documentos, en un solo archivo.
La solicitud que el distribuidor recibe del cliente se incorpora al sistema de archivos de su empresa y se envía al área correspondiente en otra sede. Todos los documentos generados durante la aprobación también se guardan en el archivo.
- El distribuidor la subeLa solicitud escaneada del cliente se agrega desde el teléfono o el navegador.
- Entra al sistema de archivosEn la carpeta correcta, con su tipo de documento.
- Llega al área correspondienteEl equipo de otra sede accede al documento según sus permisos.
- Lo que genera el proceso, archivadoEl registro de aprobación y la adenda se guardan en la misma carpeta.
Una página escaneada, texto que se puede buscar.
El OCR con IA detecta el texto del documento escaneado y completa por sí solo los campos correspondientes. Usted los revisa y aprueba en la vista previa, y llega a la información de sus archivos con una búsqueda.
- Se detecta el textoEl OCR con IA lee el texto escrito en archivos como JPEG y PDF.
- Los campos se completan solosRevíselos en modo de vista previa; pasan a la base de datos con la aprobación del usuario, y el cambio se puede revertir.
- Busque en el contenidoLlegue a la información dentro de los archivos con búsqueda de texto completo y filtros.
Cada tipo de documento, con sus propios campos.
Defina campos de formulario y una estructura de contenido propios para cada tipo de documento. Los documentos se completan con esos campos, usted filtra la lista por ellos y cada cambio se guarda con su versión y su historial de edición.
- Campos propios de la carpetaTipo de documento, colaborador, fecha de vencimiento: los documentos se completan con estos campos.
- Filtre por camposLos documentos que vencen en los próximos 30 días, con un solo filtro.
- Historial de versiones y edicionesCada cambio en los datos del formulario se guarda con su versión.
Cada versión, cada firma, registrada.
Se guardan las distintas versiones del documento y los datos del formulario se siguen versión por versión. El documento firmado con firma electrónica queda registrado; el historial de firmas aparece en la pestaña Historial del archivo, y las versiones que ya no están vigentes se marcan automáticamente.
- Se guarda cada versiónQuién la cambió y cuándo; la cláusula modificada se resalta.
- Datos del formulario por versiónCampos como el plazo y la tarifa se siguen por separado en cada versión.
- Firma electrónica e historialLa firma realizada en el portal de firma electrónica queda registrada y aparece en el historial.
Cada quien ve solo lo que le corresponde.
Otorgue permisos para cada documento y carpeta por departamento, nivel jerárquico y persona: Ver, Editar, Eliminar. El archivo eliminado espera en la papelera de reciclaje; solo los usuarios con autorización especial pueden eliminar de forma definitiva.
- Por departamento, nivel y personaPermisos de Ver, Editar y Eliminar para cada carpeta y documento.
- Sin permiso, no hay accesoLa misma carpeta aparece bloqueada para un usuario sin permiso.
- Papelera de reciclajeEl archivo eliminado se puede restaurar mientras no se elimine definitivamente; eso solo lo hacen usuarios con autorización especial.
- Historial de accesoLos reportes muestran quién vio y editó cada documento, y cuándo.
El documento, junto a su proceso.
Cotizaciones, contratos y actas quedan junto al proceso al que pertenecen. Todos los procesos en los que se usó un documento quedan registrados y pueden consultarse después; el documento que busca está a una búsqueda de distancia.
- Documentos de la solicitudCotizaciones, contratos y actas, junto al proceso correspondiente.
- Procesos en los que se usóTodos los procesos en los que se usó el documento quedan registrados.
- Consulta retrospectivaEl documento que busca está a una búsqueda de distancia.
Siempre a la mano, desde cualquier lugar.
Desarrollado sobre la plataforma no-code E-Flow, E-Flow DMS reúne en un sistema central todos los documentos del flujo de trabajo, como formularios, tablas, presentaciones, reportes y facturas, y automatiza los flujos de trabajo basados en documentos.
Usados recientemente
Los últimos documentos que vio lo esperan en la página de inicio para que retome donde lo dejó.
Más usados y Mis favoritos
Llegue con un clic a los documentos que abre con más frecuencia.
App móvil
Acceda a sus documentos desde cualquier lugar con la app móvil, según sus permisos.
Uso compartido seguro
Los documentos se comparten de forma segura entre personas; los socios de negocio en otras ubicaciones solo acceden a lo que sus permisos autorizan.
Pantallas personalizables
Organice las pantallas según su forma de trabajar.
Seguimiento y reportes
Los reportes muestran quién vio y editó un documento, y cuándo; los procesos en los que se usó pueden consultarse después.
Conservación legal
Los documentos que por ley deben conservarse se guardan de forma segura en el archivo.
Lo que quizá se esté preguntando.
Las preguntas que más hacen los equipos que evalúan E-Flow DMS. Elija una pregunta; las respuestas ya están escritas.
- ¿También podemos agregar al archivo documentos en papel escaneados?
- Sí. Además de formularios, tablas, presentaciones, reportes y facturas, los documentos que nacen en papel y luego se escanean se incorporan al mismo archivo central. Se registran el historial y las revisiones de cada documento, y se reduce el riesgo de que se pierdan. Un solo archivo ↑
- ¿En qué documentos funciona el OCR y qué pasa si lee algo mal?
- El OCR con IA analiza los datos de documentos como facturas y boletas y completa por sí solo los campos correspondientes; detecta el texto escrito en archivos como JPEG y PDF. El contenido leído aparece en modo de vista previa y pasa a la base de datos solo con la aprobación del usuario; las acciones sobre archivos con OCR pueden revertirse con la aprobación del usuario. OCR y búsqueda de texto completo ↑
- ¿Se puede buscar dentro de los documentos?
- Sí. Gracias al texto que detecta el OCR, usted llega a la información que hay dentro de los archivos con búsquedas y filtros. En las carpetas con formulario también puede filtrar los documentos por sus campos. Carpeta con formulario ↑
- ¿Quién puede ver cada documento?
- Los permisos se otorgan por usuario para cada documento y carpeta. El acceso se define por departamento, nivel jerárquico y persona, y los permisos de Ver, Editar y Eliminar se asignan por separado. El historial de visualización y edición de los documentos queda registrado. Permisos y papelera de reciclaje ↑
- ¿Se puede recuperar un documento eliminado por error?
- Los archivos eliminados se guardan en la papelera de reciclaje y pueden restaurarse mientras no se eliminen de forma definitiva, algo que solo pueden hacer los usuarios con autorización especial. Permisos y papelera de reciclaje ↑
- ¿Podemos vincular los documentos con los procesos?
- Sí. Cotizaciones, contratos y actas quedan junto al proceso al que pertenecen; todos los procesos en los que se usó un documento quedan registrados y pueden consultarse después. Los procesos se diseñan con E-Flow BPM. Documentos vinculados a procesos ↑
- ¿Qué es E-Flow DMS?
- E-Flow DMS es el sistema de gestión documental desarrollado por Netoloji. Contratos, facturas, documentos escaneados y demás se guardan en un solo archivo, con historial de versiones y permisos; se puede buscar en el texto incluso de los documentos escaneados, y los documentos se vinculan con los procesos de E-Flow BPM.
Cuéntenos cómo maneja sus documentos.
Lo configuramos juntos en la demo.
Describa en pocas frases cómo guarda hoy sus documentos; en la reunión de demo veremos juntos cómo organizarlos en E-Flow DMS.
- Un solo archivo, incluso lo escaneado
- Historial de versiones y firmas
- Permisos por departamento, nivel y persona