E-Flow DMS Doküman Yönetimi Sistemi
E-Flow DMS (Doküman Yönetim Sistemi), işletmelerin dijital veya fiziksel belgeleri elektronik ortamda depolamak, organize etmek, yönetmek ve erişimini kolaylaştırmak için tasarlandı.
Bu sistem, işletmeleri kağıt ortamından kurtarmanın yanı sıra aranan herhangi bir bilgi veya belgenin kolayca bulunmasını, etkili bir şekilde yönetilmesini sağlar.
Bu sistem sayesinde belgelerin kaybolma riski azalır, zaman ve kaynak tasarrufu sağlanır, iş birliği kolaylaşır ve gerektiğinde belgelerin geçmişi ve revizyonları takip edilebilir. DMS aynı zamanda belge tabanlı iş akışlarını otomatikleştirme ve dijital dönüşüm süreçlerine katkı sağlama konularında da önemli bir rol oynar.
E-Flow’da başlatılmış olan süreçlerin içerisinde yüklenen dokümanların sistem tarafından otomatik olarak klasörlendiği ve dokümanların bu klasörlerde depolandığı alandır. Sistemin otomatik olarak oluşturduğu klasörlerde silme, düzenleme işlemi gerçekleştirilir.
Başlatılmış olan süreçler silinmediği sürece buradaki dokümanlar silinemez.
Silinen dokümanların tamamen sistemden silinmeden önce depolandığı alandır. Silinmiş olan dokümanlar burada geri getirilebilir ya da tamamen silinebilir.
‘Optik Karakter Tanıma’ veya ‘Optik Karakter Okuyucu’ olarak adlandırılan bu teknoloji, dokümanlardaki imajların çözümlenerek metin dosyası haline getirilmesidir. Jpeg, pdf gibi dosyalardaki yazılı metinleri sistem algılar ve text, Excel, Word gibi formatlara çevirir. Doküman Arşiv Sistemlerinin amacı sadece dokümanları saklamak değil, içindeki bilgi ve veriye ulaşıp kullanabilmektir.
Kullanıcılar sisteme yeni klasör ya da doküman ekleyebilir. Bu alana eklenen dosyalar ve dokümanlar sistemdeki diğer kullanıcılarla da paylaşılabilir ve ek olarak paylaşılan kullanıcılara dosya üzerinde içeriklerle ilgili değiştirme yetkisi de verilebilir.
İçeriği incelenmiş/görüntülenmiş en son dokümanları gösterir.
DMS’te tutulan dokümanlar favori olarak işaretlediğinde, bu dokümanlar “Favorilerim” kırılımında ayrıca gruplandırılır.
