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Solución · Finanzas

Del gasto al presupuesto, mantenga las finanzas bajo control.

Con E-Flow, los procesos de finanzas avanzan en un solo flujo: los datos de cada gasto se toman del comprobante; la llegada de una factura inicia el proceso automáticamente y la factura se compara con la orden; y las aprobaciones llegan a las personas correctas según reglas de monto. Con BudgetLab, los montos aprobados se reservan del presupuesto; los tableros muestran los datos del ERP y de contabilidad en un solo lugar.

Demo con su proceso de finanzasVea el flujo
1 · Gastos

¿Cómo se digitaliza la aprobación de gastos?

El colaborador toma una foto del comprobante; el tipo de gasto, la fecha, el monto, los impuestos y el comercio se ubican en sus campos. La solicitud va al jefe; si el monto supera US$ 1,000, se agrega la aprobación de finanzas.

El gasto aprobado pasa al ERP como asiento contable; nadie vuelve a capturar el comprobante a mano y el colaborador recibe el aviso de pago.

  • Del documento al formulario
  • Reglas y condiciones
  • Envío al ERP
2 · Anticipos y pagos

¿Cómo se aprueban las solicitudes de anticipos y pagos?

La solicitud de anticipo o de pago se abre con un formulario: monto, motivo y el proyecto o área correspondiente. La ruta de aprobación se define con reglas; los aprobadores correctos se asignan según el monto, el área o el tipo de solicitud.

La solicitud aprobada pasa al ERP; el solicitante sigue cada paso desde su teléfono y los aprobadores deciden desde la app móvil.

  • Reglas y condiciones
  • Aprobación móvil
  • Envío al ERP
3 · Aprobación de facturas

¿Cómo se automatiza la aprobación de facturas?

La llegada de la factura inicia el proceso automáticamente. E-Flow lee la factura, reconoce los campos y completa el formulario por sí solo; proveedor, artículo, precio unitario y monto se comparan con la orden.

La factura que coincide pasa a la aprobación de contabilidad y, una vez aprobada, se registra en el ERP; si hay una diferencia, el aprobador la ve de inmediato en pantalla.

  • Inicio automático
  • Lectura de documentos (OCR)
  • Comparación con la orden
4 · Control presupuestal

¿Cómo se controla el gasto frente al presupuesto?

En BudgetLab, los montos aprobados pero aún no gastados se siguen como compromisos: el monto de la orden aprobada se reserva automáticamente del presupuesto. Si en un presupuesto de US$ 100,000 hay US$ 30,000 gastados y US$ 20,000 en órdenes aprobadas, quedan US$ 50,000 disponibles; al superar el límite, se envía una notificación.

El flujo de aprobación de presupuestos se configura por separado para cada empresa, proyecto o área. BudgetLab es un software desarrollado por Trend Yazılım y ofrecido a través de Netoloji; se integra en ambos sentidos con el ERP.

  • BudgetLab
  • Compromisos
  • Aprobación de presupuesto
5 · Reportes

¿Cómo se siguen y reportan los procesos de finanzas?

El diseñador de reportes de E-Flow se conecta directamente a las bases de datos del ERP, de contabilidad y de RR. HH.; cada equipo tiene su propio tablero sin mover ni exportar datos.

Con BudgetLab, los escenarios what-if, de flujo de caja y de tipo de cambio se ven en el mismo tablero; desde el tablero se llega al detalle de cada factura, y los reportes llegan a las personas indicadas a la hora definida.

  • Tableros
  • Diseñador de reportes
  • Análisis de escenarios
Capacidades de E-Flow utilizadas

Piezas listas para cada paso de finanzas.

  • Del documento al formularioLos campos de comprobantes y facturas se completan solos.Del documento al formulario →
  • Procesos que se inician solosLa llegada de una factura, un registro del ERP o una fecha inicia el proceso.Disparadores →
  • Presupuesto y compromisosLos montos aprobados se reservan del presupuesto, con aviso al llegar al límite.BudgetLab →
  • Datos en un solo tableroDatos del ERP y de contabilidad en tableros, sin moverlos.Tableros →
Preguntas frecuentes

Lo que quizá se esté preguntando.

Finanzas: las preguntas que más hacen los equipos al evaluar el proceso. Elija una pregunta; las respuestas ya están escritas.

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E-Flow · FinanzasElija una pregunta
¿Hace falta saber programar para configurar los procesos de finanzas?
No. Los pasos se agregan arrastrando y soltando, y los formularios se diseñan de forma visual. Hay un editor de fórmulas para las condiciones y, para necesidades avanzadas, pasos REST, SOAP y SQL listos para usar.
¿El proceso de aprobación se inicia solo cuando llega una factura?
Sí. La llegada de la factura inicia el proceso; E-Flow lee la factura, completa el formulario y la compara con la orden.
¿Cómo se ven en el presupuesto los montos aprobados pero aún no gastados?
En BudgetLab, como compromisos: el monto de la orden aprobada se reserva automáticamente del presupuesto; cuando la orden se completa o se cancela, el compromiso se libera solo, y al superar el límite se envía una notificación.
¿Con qué sistemas ERP y contables funcionan los procesos de finanzas?
E-Flow tiene pasos listos para SAP, Logo Tiger y Netsis; a otros ERP y sistemas se llega con servicios REST o SOAP, o con una conexión a la base de datos. BudgetLab se integra en ambos sentidos con cualquier ERP mediante API o servicios web.
¿Las solicitudes de finanzas se pueden aprobar desde el teléfono?
Sí. Las tareas se aprueban con la app de E-Flow para iOS y Android; en BudgetLab, la carga del presupuesto, las aprobaciones y el seguimiento de reportes también se hacen desde el teléfono.
Preguntas
El siguiente paso

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Límites de aprobación, reglas de presupuesto, su ERP y su sistema contable: describa su proceso en unas frases y en la reunión de demo lo configuramos juntos en E-Flow.

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