- BPM’nin iş dünyası için önemi nedir? Şirketler neden BPM çözümlerine ilgi göstermelidir?
BPM’i yani iş süreçleri yönetimi kavramını, büyük resim odaklı yönetim yaklaşımı olarak tanımlıyorum. Büyük resmi ise ancak iş süreçlerini iyi belirlediğinizde ortaya çıkarabiliyorsunuz. İş süreçleri iyi yönetilmeyen işletmeler büyüdükçe ve süreçleri karmaşıklaştıkça büyük resim kayboluyor ve kararlar fonksiyon seviyesinde alınmaya başlıyor. İşletmenin temel hedefi olan karlılık ve büyüme, birbirine rakipleşen fonksiyonlar, süreçlerdeki darboğazlar, verimsizlikler ve yetesizlikler yüzünden sekteye uğruyor. Buna karşılık bir işletmenin iş süreçleri iyi tanımlanmışsa ve akış boyunca doğru noktalarda veri kaydı yapılıyorsa, karar verme kolaylaşıyor, daha az kaynakla daha çok ve hatasız çıktı üretilebiliyor, en baş girdiden en son çıktıya kadar gerçekleşen tüm süreçlerdeki roller belirginleştiği için çalışan memnuniyeti artıyor, değişim yönetimi kolaylaşıyor ve tüm fonksiyonlar işletmenin temel hedefi olan karlılık ve büyüme odağında çalışmaya başlıyor.
- Türkiye’de BPM pazarının büyüklüğü nedir ve bu pazarın büyümesini nasıl değerlendiriyorsunuz?
Büyük ölçekli firmaların ihtiyaçları temeliyle oluşturulan BPM ürünleri son yıllarda düşürülen yatırım maliyetleri ve kolay uygulama özellikleri ile orta ölçekli firmaları da hedef almış durumda. Türkiye İstatistik Kurumu 2022 verilerine göre 250’den fazla çalışanı olan büyük ölçekli işyeri sayısı 6 bin iken, 10 ile 250 arası çalışanı olan orta ölçekli işyeri sayısı 280 bin civarında. Bu açıdan pazarın neredeyse 5 katına kadar büyüdüğünü söyleyebiliriz ancak bunun bile pazarın büyüme ölçeğini tam yansıtmadığını düşünüyorum. Eski yıllarda şirket büyüklüğü çalışan sayısı ile doğrusal bir orantıya sahipken günümüzde dijitalleşme ile birlikte artık işyeri çalışan sayısı, iş hacmi ve süreç karmaşıklığı için yeterli bir bilgi vermemekte. Bu açıdan baktığımda 10 ve daha az çalışanı olan küçük ölçekli 2 milyon işyerinin içinde de BPM pazarına dahil olan işyerlerinin sayısının hiç de az olmadığını düşünüyorum.
Pazarın büyümesindeki bir başka etken de pandemi. Pandemi döneminde birçok şirket uzaktan çalışmayı deneyimledi. Sadece e-posta ve telefon üzerinden yürüyen süreçler ile uzaktan çalışmanın verimsizliğini fark eden şirketler, dijital dönüşüme ve BPM ürünlerine ilgi duymaya başladılar. Artık BPM ürünleri sadece imalat gibi karmaşık süreçlere sahip büyük hacimli şirketlerin ihtiyacı gibi görülmüyor, mesai süresi yerine iş verimliliğinin ölçülmesine odaklanan tüm işyerlerinin de ihtiyacı haline gelmiş durumda. Uzaktan çalışmayı barındıran esnek çalışma seçeneklerini değerlendirmek isteyen küçük ve orta ölçekli şirketlerin tamamına yakınının zaman içinde bir BPM ürünü kullanmaya başlayacağını düşünüyorum.
- Dijital dönüşüm süreçleri ve iş süreçleri arasındaki ilişkiyi açıklar mısınız? BPM bu süreçlerde nasıl bir rol oynuyor?
İşletmelerin iş süreçlerini girdiyi çıktıya dönüştüren adımlar olarak tanımlarsak, dijital dönüşümü de bir işyerine tüm kritik adımlarda dijital iz bırakabilme becerisi edindirmek olarak tanımlayabiliriz. Bu açıdan dijital iz olarak adlandırdığımız verileri toplayabilmek için iş süreçlerini BPM gibi ürünlerle iş adımları detayı seviyesinde dijital olarak yönetiyor olmak bir zorunluluk haline geliyor. BPM kullanmayan bir işletmenin dijital dönüşümünü tamamlamasını mümkün olarak görmüyorum.
- İşletmelerin BPM çözümlerini uygularken karşılaştığı başlıca zorluklar nelerdir? Bu zorlukları aşmak için önerileriniz nelerdir?
İşletmelerin iş yapış kültürleri çalışan hafızasına dayalı olduğunda BPM çözüm uygulama projelerindeki ilk zorluk iş süreçlerini ortaya çıkarmak oluyor. Çalışanlar uzun yıllardır yaptığı işleri detaylı adımlandırmakta zorluk çekebiliyor ve iyileştirme gereken durumların ortaya çıkması durumunda konfor alanlarının dışına çıkılması sebebiyle direnç gösterebiliyorlar. Bu noktada üst yönetimin kararlılığı, yeni yapılanmada çalışan katılımının sağlanması ve değişim yönetimi stratejilerinin uygulanması çok önemli. Bir diğer zorluk da işyerinin iş akışı kültürünü departman hedefleri odağından büyük resime, yani yapılan temel işin hedeflerine çekmek oluyor. Burada da departman rekabetini destekleyecek tüm uygulamalardan vazgeçmek, iş süreç akışlarını departman ayrımı yapmadan müşteri gözünden tasarlamak ve bu dönüşümü çalışan katılımı esasıyla arama toplantıları ile gerçekleştirmek, herkesin ayrı yerden aynı resme bakmasını sağladığı için daha kalıcı bir kültür değişimi sağlıyor.
- BPM projelerinin işletmelere sağladığı en büyük faydalar nelerdir?
İşletmelerin BPM sayesinde sağladığı en büyük faydaların süreçlerde ortaya çıkabilen çelişkili ve ödünleşimli noktalarda büyük resim odaklı oldukları için karlılık ve büyüme hedefiyle stratejiler üretebilmeleri, ortaya çıkan problemleri büyümeden tespit edebilmeleri ve uygun çözümü hızlı bir şekilde uygulamaya geçirebilmeleri olduğunu düşünüyorum.
- Türkiye’deki işletmeler BPM teknolojilerini nasıl benimsemeli ve bu süreci nasıl başlatmalı?
Günümüzde tüm ölçeklerdeki işletmelerin farklı ihtiyaçlarına yönelik BPM ürünlerini bulmak mümkün. İşletmenin kendi ihtiyacına yönelik doğru ürünü berlirlemesi bu açıdan çok kritik bir adım. Ürün doğru olduğunda uygulama ve sürdürülebilirlik de kolaylaşıyor. Doğru ürünü belirlemek için öncelikle işletmenin yaşadığı problemler ve ihtiyaçların çözümü için proje adımlarının iyi belirlenmesi gerek. Hangi detay seviyesinde bir süreç yönetimi ihtiyacı olduğu, işletmenin bilişim teknolojileri alt yapısı ve ürün yönetimi becerisi ile ürünü yönetecek ekip büyüklüğü öncelikle doğru projenin oluşturulmasında ve buna bağlı olarak da doğru ürünün seçiminde önemli kriterler. Maliyet de elbette önemli bir kriter ama bu noktada maliyeti belirlerken sadece satınalma maliyeti değil ürünün yönetilmesi süresince ortaya çıkabilecek tüm operasyonel maliyetlerin de gözetilmesi gerek. Ürün seçimi sonrasında ise projenin büyüklüğüne göre, gerçekçi bir zaman planlaması yapmanın ve biran evvel uygulamaya geçmek hedefi yerine kültürel değişim hedefi ile çalışan katılımının esas olduğu bir değişim yönetimini benimsemenin, işletmelerin BPM teknolojilerinden maksimum fayda sağlamasında kritik konular olduğunu düşünüyorum.
- Dünya genelinde BPM pazarında son yıllarda hangi trendler gözlemleniyor?
Dünya genelinde tüm ihtiyaçları tek başına gideren tek bir ürün kullanma alışkanlığının azaldığını gözlemleyebiliyoruz. Yeni trend artık tek bir ürün yerine her bir ihtiyaç için farklı farklı ürünü farklı hizmet sağlayıcılardan alarak işletmelerin kendi ürün bileşkelerini oluşturmaları. Bunda tabii ki Cloud, SAAS ve API gibi teknolojilerin yaygınlaşmasının etkisi büyük. Bu teknolojiler sayesinde bu ürünlerin hepsi tek bir platformdan birbirlerine veri aktararak sanki tek bir ürünmüş gibi yönetilebiliyorlar. Bu trend ile birlikte daha önce bahsettiğim gibi pazar da orta ve küçük ölçekli firmalara kadar genişleyebilmiş durumda.
Artık tek bir ürünün yüksek maliyetini göze alamayan orta ve küçük ölçekli işletmeler de BPM gibi ürünler konusunda cesaretlenmiş durumda. Henüz daha bir kaynak planlama ürünü bile kullanmayan küçük ölçekli bir işletme ilk önce bir BPM ürünü ile başlayıp ihtiyaçları doğrultusunda adım adım yeni ürünleri ürün platformuna eklemeyi tercih edebiliyor.
- Gelecekte BPM pazarında neler bekliyorsunuz? Hangi yönlere doğru evrileceğini tahmin ediyorsunuz?
Gelecekte bu bahsettiğimiz trendlerin BPM pazarını çok hızlı büyütmesini bekliyorum. BPM ürünlerinin No-code platformları sayesinde, ihtiyaca yönelik hazırlanmış hazır ürün olmaktan çıkıp, kullanıcının kendi ürününü kendi hazırladığı bir yere doğru evrildiğini görüyoruz. Bunun çok yaygınlaşmasını bekliyorum. Şu an nasıl şirket kuran bir kişi öncelikle hızlıca kendi web sitesini kendi hazırlayabiliyorsa gelecekte de benzer şekilde hemen bir BPM platformuna kredi kartı bilgisiyle üye olup kendi iş akışlarını hızlıca hazırlayarak kullanmaya başlayacağını düşünüyorum.
