E-Flow DMS (Document Management System) wurde für Unternehmen entwickelt, um digitale oder physische Dokumente elektronisch zu speichern, zu organisieren, zu verwalten und darauf zuzugreifen.
Dieses System erspart den Unternehmen die Papierflut und sorgt dafür, dass alle gesuchten Informationen oder Dokumente leicht gefunden und effizient verwaltet werden können.
Dieses System verringert das Risiko, dass Dokumente verloren gehen, spart Zeit und Ressourcen, erleichtert die Zusammenarbeit und ermöglicht bei Bedarf die Nachverfolgung der Historie und der Überarbeitungen von Dokumenten. DMS spielen auch eine wichtige Rolle bei der Automatisierung von dokumentenbasierten Arbeitsabläufen und tragen zu digitalen Transformationsprozessen bei.
In diesem Bereich werden die Dokumente, die in den in E-Flow gestarteten Prozessen hochgeladen werden, automatisch vom System in Ordner geordnet und in diesen Ordnern gespeichert. In vom System automatisch erstellten Ordnern werden Lösch- und Bearbeitungsvorgänge durchgeführt. Die Dokumente hier können nicht gelöscht werden, solange die gestarteten Prozesse nicht gelöscht werden.
Dies ist der Bereich, in dem gelöschte Dokumente gespeichert werden, bevor sie vollständig aus dem System gelöscht werden. Gelöschte Dokumente können hier wiederhergestellt oder komplett gelöscht werden.
Bei dieser Technologie, die als Optische Zeichenerkennung" oder " Optischer Zeichenleser" bezeichnet wird, handelt es sich um die Dekodierung von Bildern in Dokumenten in Textdateien. Das System erkennt geschriebene Texte in Dateien wie jpeg, pdf und konvertiert sie in Formate wie Text, Excel, Word. Der Zweck von Dokumentenarchivsystemen ist nicht nur die Speicherung von Dokumenten, sondern auch der Zugriff auf die darin enthaltenen Informationen und Daten und deren Nutzung.
Benutzer können dem System neue Ordner oder Dokumente hinzufügen. Dateien und Dokumente, die diesem Bereich hinzugefügt werden, können auch mit anderen Benutzern im System geteilt werden, und außerdem können die geteilten Benutzer autorisiert werden, den Inhalt der Datei zu ändern.
Zeigt die letzten Dokumente an, deren Inhalt analysiert/angesehen wurde.
Wenn in DMS gespeicherte Dokumente als Favoriten markiert sind, werden diese Dokumente im Bereich "Meine Favoritenliste" separat gruppiert.
