Dijital dönüşümde BPM döngüsünün yeri

Şekil 1’i incelediğimiazde ilk adım var olan mevcut süreçlerin neler olduğunun belirlenmesi ve ayrıntılı olarak (süreç kartları vb.) organizasyondaki her personelin anlayacağı şekilde ortak bir dilde tanımlanmasıdır. 2. aşamada ise her tanımlanan süreç için sürecin olduğu gibi (as is modeli) modellenmesi ve görselleştirilmesi gerekmektedir. Bu aşama, bazı kaynaklarda ayrı olarak ele alınmamakta süreç tanımlama adımında incelenmektedir. 3. aşamaya geldiğimizde artık süreçlerimizin neler olduğu, görsel tanımları ile hangi adımlardan oluştukları ve ilgili birim ve sorumluların kimler olduğu, hangi süreçlerle etkileşimli oldukları gibi bilgilere sahibiz. Bu aşamada ana yapıyı gözlemleyerek farklı analiz teknikleri ile süreçlerde karşılaşılabilecek zorlukların neler olduğu ya da olabileceği ve bu zorlukların sebeplerinin araştırılması gibi işlemler gerçekleştirilir. Yeniden tasarla adımında ise analiz sonucu iyileştirilmesi gereken faaliyetler düzenlenerek ya da değiştirilerek yeni yapının tasarım işlemi gerçekleştirilir. Sonraki adım, tasarlanan sürecin kuruma adapte edilmesi yani uygulamaya geçilmesi işlemidir. Son aşamaya gelindiğinde ise sürecin doğru bir şekilde yürütülüp yürütülmediği sorusu araştırılır. Bu adımda belirlenen performans göstergeleri ölçülerek takip edilir ve bir sonraki iyileştirme için döngünün devamlılığı sağlanır. Bu döngü aynı zamanda süreç iyileştirme çalışmalarında da kullanılmaktadır.

Dijital dönüşümde başarıyı elde edebilmek adına iş süreçleri, iş modelleri, insan, sermaye ve teknoloji bileşenleri arasındaki etkileşimi BPM’nin bütüncül yaklaşımı ile birleştirerek geliştirmenin benimsenmesi önemlidir. Dijitalleşme adımına başlamadan önce tıpkı BPM yaklaşımına geçişte olduğu gibi üst yönetimin desteğinin alınması, çalışan eğitimlerinin verilmesi, teknolojik altyapının incelenerek geliştirilmesi, ekiplerin belirlenmesi ve proje planının hazırlanması gibi ön aşamaların tamamlanmış olması gerekmektedir.  Sonuç olarak BPM döngüsünü dijital dönüşümde nasıl ele alabiliriz sorusunun yanıtını aradığımızda aslında bazı ilişkilendirmeleri göz önüne alabiliriz.

Dijitalleşme adımına karar verdiğimiz aşamada öncelikle tüm süreçlerimizin neler olduğunu belirlememiz gerekmektedir. Kurum veya organizasyonumuzda hangi süreçler yürütülüyor?  Mevcut süreçler, hangi süreçlerle etkileşim halinde ve bu etkileşim düzeyi nedir? Süreçlerden sorumlu olan birim veya çalışanlar kimlerdir? Sürecin izlenmesinde hangi performans kriterlerini kullanabiliriz gibi süreci tanımlayacak ana kriterlerin ortak bir yazım dilinde dokümante edilmiş olması hatta görselleştirilmiş olması ilk adımımız olmalıdır. Bu da döngüdeki ilk ve ikinci adımı ifade etmektedir.

Sonraki adımda süreçler hakkında bilgiye sahibiz ve ana yapı gözlerimizin önünde, peki “Hangi süreçte hata var?”, “Hangi süreç, aşama veya aktivite karlılığı etkiliyor?” ve “Müşteri memnuniyetini etkileyen ve değer yaratan faaliyetler nelerdir?” ve “Hangi süreçleri dijitalleştirmem bana etkinlik ve verimlilik sağlayacak? gibi soruları sorgulamak adına analiz işlemi gerçekleştirilmelidir. Tüm bu soruların cevaplarının belirlenmesi ile birlikte iyileştirme çalışmalarını ele alarak süreçleri yeniden yapılandırabilir ve tasarım işlemini gerçekleştirebilirsiniz. Bu adımda değer yaratmayan adımları süreçten çıkarabilir, yeni bir bilişim sistemi ile sürecinizi dijitalleştirebilirsiniz. Örneğin manuel olarak yürüttüğünüz bir işlem var ise bu işlemi bilişim sistemi ile yürütebilir ve ara kontrolleri de sistem sayesinde hızlandırarak hata sayısını azaltabilirsiniz. Sürecinizi yeniden tasarladınız ve artık kurumda yeni sürecinizi ya da sisteminizi uygulama aşamasındasınız. Uygulamaya geçtiniz peki sonraki sorularınız ne olmalı? “Yeni süreç istenen etkiyi yarattı mı?”, “Uygulama öncesi performans düzeyleriniz neydi uygulama sonrasında ne oldu?”, “Süreç kontrollerini daha hızlı ve hatasız yapabiliyor musunuz?”, “Dijitalleşmedeki son durumunuz ne ve hala manuel olarak yürüttüğünüz işlemler mevcut mu?” ve “Manuel işlemler dijital olarak yürütülebilir mi?” gibi sorularla dijitalleşmedeki durum analizinizi yapmaya devam etmelisiniz. 

Bu şekilde soruların cevaplarını bulmak adına bu döngüye devam etmeli ve süreç yönetiminde durumsallık yaklaşımına göre her durum ya da her organizasyon yapısında tek bir en iyinin olmadığını asla unutmamalısınız!