Farklı formatlardaki dokümanlarınızı merkezi bir sistemde toplayın; ortak çalışmayı güçlendiren bu özellik ile farklı lokasyonlarda çalışan personeliniz ve iş ortaklarınızın internet üzerinden E-Flow ile yetkileri çerçevesinde dokümanlara erişmesini ve dosya alışverişi yapabilmesini sağlayın. Bu sayede E-Flow DMS ile ekiplerin birbiri ile çalışması daha pratik ve sistemli hale gelir. Örneğin şirketinize bağlı çalışan bir bayi tarafından müşteriden alınan başvuru formu, şirketinizin dosya sistemine eklenerek başka bir lokasyonda bulunan ilgili departmana iletilebilir, istenirse yürütülen onay sürecinde oluşturulan tüm dokümanlar arşivlenerek saklanabilir.

‘Optik Karakter Tanıma’ veya ‘Optik Karakter Okuyucu’ olarak adlandırılan bu teknoloji, dokümanlardaki imajların çözümlenerek metin dosyası haline getirilmesidir.
Jpeg, pdf gibi dosyalardaki yazılı metinleri algılayan sistem, text, Excel, Word gibi formatlara çevirir. Bu özelliği ile dosyalarınızın içerisinde yer alan bilgilere hızlı bir şekilde arama ve filtreleme yöntemleri ile erişin.

Dokümanlar üzerinde gerçekleştirilen revizyonları izleyin. E-Flow DMS kullanarak dokümanların kullanıldığı tüm süreçleri kayıt altında tutun, geriye dönük sorgulayın. Yasal sorumluluk gereği saklanması zorunlu olan belgelerinizi güvenle saklayın.

Hayati önem taşıyan dosyalar yanlışlıkla silinse dahi kalıcı olarak yok edilmediği müddetçe geri döndürülür. Dosyaların geri dönüşüm kutusundan kalıcı olarak silinmesi işlemini özel olarak yetkilendirilmiş kullanıcılara verin. Böylece hata sonucu veri kayıplarının önüne geçin.

Şirket bünyesinde yer alan dokümanlara erişimi departman, kıdem ve kişi seviyelerinde düzenlenebileceği gibi dokümanda görüntüleme ve düzenleme yetkilerini de ayarlayabilir. Sistemde yer alan bir dokümanı kimlerin düzenleyebileceği veya kimlerin sadece görüntüleyebileceği detaylı bir şekilde belirlemek mümkündür.