Bir önceki blog yazımızda BPM döngüsü ile dijital dönüşüme geçişin nasıl gerçekleştirebileceğine dair bilgiler paylaşmıştık. Bu yazımızda ise döngüde yer alan Süreç Tanımlama ve Süreç Keşfi adımlarında neler yapılması ve nelere dikkat edilmesi gerektiği ile ilgili bilgilerden bahsetmiş olacağız.
Öncelikle BPM döngüsündeki temel adımları hatırlayalım. İlk aşamada ele alınacak süreçlerin neler olduğunun belirlenmesinin yanı sıra süreçlerin tanımlanması ve ortak bir dil kullanımı ile dokümante edilmesi ve hatta görselleştirilmesi gerekmekteydi. Peki bu aşamanın BPM’deki ve dijitalleşmedeki yerini incelediğimizde; bu aşama başlangıç düzeyinde yapılması ve özellikle dijitalleşmeyi düşünen kurum veya kuruluşlar adına doğru bir şekilde yönetilerek tamamlanmış olması gereken faaliyetler bütünü olarak tanımlayabiliriz. Ayrıntıya indiğimizde bu adımlar ile bütünün içindeki parçaları veya parçaların birleştirdiği doğru senaryoyu görüp akış boyunca anlaşılabilir ve izlenebilir bir yapı elde edebiliriz. Bu aşamada, süreç hiyerarşisi bakış açısı ile bütünü oluşturan ana süreçler ile parçaları oluşturan birbirleriyle etkileşimli süreçler, alt süreçler ve detay süreçler nelerdir sorusunun cevaplanması ilk işiniz olmalıdır. Örneğin; bir sipariş teslimi ana sürecini ele aldığımızda; siparişin alınması, siparişin üretimi ve teslimi süreçleri etkileşimli süreçler olarak belirlenebilir. Ardından sipariş üretimi sürecinin içerisinde yer alan üretim planlama, üretim, kalite kontrol ve paketleme gibi alt süreçlerden ve çalışma planı ile makine yükleme gibi detay süreçlerden veya faaliyetlerden bahsedebiliriz. Süreçlerin belirlenmesinin adından süreçlerdeki ayrıntıları gösterebilmek adına süreç görselleştirme tekniklerinden yararlanılabilir. Bu sayede daha kolay ve hızlı bir şekilde süreç tanımlama ve süreç keşfi adımlarındaki yapının anlaşılabilirliğini sağlayabilirsiniz.
Peki süreç görselleştirme tekniklerinden hangilerini kullanabiliriz? Bu sorunun cevabı olarak en eski ve en fazla kullanılan teknikler arasında süreç kartları, blok şema, süreç haritası ve iş akış şemaları ile BPMN (Business Process Management Notation-İş Süreç Yönetimi Notasyonu) ele alınabilir. BPMN ile ilgili ayrıntılı bilgi bu yazıda yer almayacak olup ilerleyen yazılarda yer alacaktır. Süreç görselleştirme tekniklerini incelediğimizde yöntemler ile ilgili kısa bilgiler şu şekildedir:
Süreç Kartları: Ayrıntı düzeyine göre süreç kartlarında farklılıklar yer almakla birlikte doküman numarası, doküman tarihi/revizyon tarihi, süreç tipi (ana süreç, alt süreç, detay süreç vb.), sürecin adı, girdileri, çıktıları, kaynakları ve kontrol/performans kriterlerinin neler olduğu gibi benzer başlıklar bu formlarda yer almaktadır. Bazı süreç kartı örneklerinde risk ve fırsat belirleme faaliyetleri başlıkları da incelenebilmektedir.
Blok Şema: Yapılacak işlemler süreç hiyerarşisi dikkate alınarak alt dallarda sırası ile bloklar halinde gösterilmektedir. Ayrıntı düzeyi alt bloklara indikçe artmaktadır.
Süreç Haritası: Süreçlerdeki faaliyetleri ve karar noktalarının gösterilmesini sağlayan görsel diyagramlardır.
İş Akış Şemaları: Girdi ve çıktıların sırası ile gösterilerek her iş sorumlusunun ve veri toplama ile kayıt noktalarının gösterildiği uluslararası kabul görmüş sembollerin yardımı ile çizilen görsel yapılardır.
Süreç görselleştirme tekniklerinin neler olabileceğini ve kısaca ne anlama geldiklerini artık biliyoruz. Peki tüm bu tekniklerin kullanımlarının altında yatan ana amaçları nelerdir?
Bu sorunun cevabını şu şekilde sıralayabiliriz:
- Süreçlerin görsel ifadeleri ile herkes tarafından ortak bir görüş açısında ayrıntılı olarak anlaşılabilmesi ve iletişimin güçlendirilebilmesi,
- Süreçlerdeki görsel akış sayesinde kullanıcıya yön gösterebilme,
- Birbirleri ile etkileşimli birimler, süreçler veya faaliyetlerin ilişki düzeylerinin belirlenmesi,
- Mevcut süreçlerin doğrulanarak izlenebilmesinin kolaylaştırılması,
- Süreç darboğazlarının belirlenebilmesi,
- Süreçte meydana gelebilecek hata ve problemlerin önden tespit edilebilmesi,
- Kontrol noktalarının bilinmesi ile izlenmesi gereken performans değerlerinin izlenmesi,
- Çıktı üzerinde değer yaratmayan adımların ve süreç problemlerinin belirlenmesi ile süreç iyileştirme çalışmalarına altyapı oluşturulabilmesidir.
Süreç görselleştirme teknikleri, mevcut durumu yansıtabileceği gibi süreç iyileştirme çalışmaları sonrasında olması gereken süreçlerin son durumlarını da göstermede kullanılabilmektedir. Bu tekniklerde yer alan tüm sembollere, şemalara, diyagramlara, görsel tanımlara ve örneklere ait bilgilere günümüz teknolojisinde internet ortamında çok hızlı bir şekilde erişebilmekteyiz. Bu nedenle görsel sembol ve örnek çizimlere bu yazıda yer vermeyeceğim. Burada önemli olan yöntem ve örneklerden destek alarak kurum ve kuruluşlarda ne yapabiliriz sorusuna cevap aramamızdır. Öncelikle süreçlerinizin neler olduğunu belirlediniz, sembolleri de biliyorsunuz peki süreçleri görselleştirirken ne yapmalısınız, nelere dikkat etmelisiniz? İlk defa süreç tanımlama ve görselleştirme çalışmalarını yürütüyor iseniz gözlem, araştırma, analitik düşünme, ilişki kurma ve çıkarım yapabilme becerilerini ve en önemlisi de işin gerçekleştirildiği ortamdaki kişiler ile iletişim yeteneğinizi geliştirmenizi size tavsiye edebilirim. Elbette sürecin akışını en iyi süreçte aktif rol alan kişiler bilir ancak sorgulama ve bütüncül bakış açışınızı kaybetmeden bilgileri toplamaya devam etmelisiniz. Bazı durumlarda yanlı, yanlış aktarılan veya eksik bilgilere ulaşabilirsiniz. Bu nedenle bilginin doğru, eksiksiz ve doğrulanabilir olması da çok önemlidir.
Ana süreç, etkileşimli alt süreçler ve detaylar ile ilgili bilgilerin belirlenmesinin ardından ana çerçeveyi artık oluşturulabilirsiniz. Ancak ayrıntılı süreç akışı çiziminde işin başlangıcından yani işi başlatan tetikleyiciden itibaren sürecin tamamlanmasında etkili bitiş faaliyetine kadar süreçte yer alan adımları ve soruları beyninizde mutlaka düşünerek mukayese etmeli ve ardından görselleştirme işlemini gerçekleştirmelisiniz. Süreci başlatan ve sonlandıran tetikleyiciler nelerdir? Hangi işlemler/faaliyetler kimler tarafından gerçekleştiriliyor? Bu işlemler sırasında kullanılan materyal, form veya bir bilgi sistemi mevcut mu? Süreçte sizi yol ayrımına götüren bir karar/kontrol noktası veya noktaları var mı? Karar noktalarında nasıl bir durum ele alınıyor, karar çıktısı olumlu sonuçlanmaz ise hangi adıma geri dönmeliyim? Kararın olumlu sonuçlanması ile bir sonraki adım ne olmalı? Karar veya kontrol noktalarında durumun gerçekleşmesi veya gerçekleşmemesi halinde takip edilecek adımlar belirlenmeli ve bu noktalardan çıkan dallarda herhangi bir dalın açıkta kalmamasına dikkat edilmelidir. Yani bu noktalardaki görsel çiziminizi birkaç kez kontrol ederek karardan çıkan dalın mutlaka işlem/faaliyet ya da bitiş noktası ile bağlanmasını sağlamalısınız.
Unutmayın ki; teknolojinin, hızın, esnekliğin ve uyumun çok önemli olduğu bu devirde hala süreçlerinizi netleştirememiş ve ayrıntılandıramamış iseniz bir adım geride kalmışsınız demektir. BPM döngüsündeki bu adımları bir an önce tamamlamalı ve hızlı bir şekilde sonraki adımları ele alarak açığı kapatmak için efor harcamalısınız. Yine süreç yönetimi ve süreç iyileştirme çalışmalarının, bir kere yapılıp tamamlanacak bir proje olarak değerlendirilmemesini, süreklilik arz eden bütüncül bir döngü şeklinde devam eden bir çalışma biçimi olduğunu hatırlamanızı öneririm.
