Avanslar kapanana kadar akışta.

Avans formu, onaycının ve muhasebenin karar için ihtiyaç duyduğu bilgiyi toplamalı: avans türü (iş avansı ya da maaş avansı), tutar, gerekçe, ilgili proje ya da departman ve avansın kapanacağı tarih. Kapanış tarihi olmayan avans, aylar sonra kimsenin hatırlamadığı bir açık bakiyeye dönüşür.

E-Flow’da form sürükle-bırak ile, kod yazmadan hazırlanır; süreci bir cümleyle anlattığınızda alanlarıyla birlikte yapay zeka da hazırlayabilir. Talep web’den ya da iOS ve Android uygulamasından açılır.

Bu kararı kurumunuz verir; akış ise bilgiyi onaycının önüne koyar. Form açılırken çalışanın kapanmamış avansları veritabanından ya da ERP’den okunur ve formda görünür.

İsterseniz bir karar adımı kuralı uygular: açık avansı olan çalışanın yeni talebi finans onayına gider ya da önceki avans kapanana kadar bekler.

Önce kurallarınızı yazıya dökün: hangi tutara kadar yönetici onayı yeterli, hangi tutardan sonra finans onayı gerekir, maaş avansını kim onaylar. Sonra bunları akışta karar adımı olarak tanımlayın.

E-Flow’da karar adımı formdaki tutara ve avans türüne bakar: 10.000 TL’yi aşan iş avansında finans onayı eklenir, maaş avansı İK’ya gider. Sınırları ve onaycıları kurumunuz belirler.

Evet. Çalışan avans talebini telefondan açar ve hangi adımda beklediğini oradan izler; onaycı bildirimi alır, kararını E-Flow’un iOS ya da Android uygulamasından verir.

Bilgisayarı olmayan saha çalışanları için Lizybot ile avans talebi WhatsApp üzerinden de açılıp onaylanabilir; talep yine aynı E-Flow akışına düşer.

Onaylanan avans, akıştaki entegrasyon adımıyla ERP’ye kaydedilir; tutar, çalışan ve proje elle yeniden girilmez. Muhasebe ödemeyi yaptığında çalışana bildirim gider.

Logo Tiger, Netsis ve SAP için hazır adımlar vardır; diğer ERP’lere ve sistemlere REST ya da SOAP servisleriyle veya veritabanı bağlantısıyla ulaşılır.

İş ya da seyahat bitince çalışan harcamalarını fişleriyle masraf olarak bildirir ve masrafları avansa bağlar. Hesaplama adımı toplam masrafı avanstan düşer: artan tutar çalışandan iade istenir, eksik kalan tutar çalışana ödenir.

Kapanış tarihi yaklaşınca çalışana hatırlatma gider; tarihi geçen avanslar panoda listelenir. Masrafların fişten okunması ve onayı, masraf onayı akışında yürür.

Hangi çalışanda ne kadar açık avans olduğu ve hangisinin kapanış tarihinin geçtiği panolarda görünür; her talebin hangi adımda ve kimde beklediği de izlenir.

Her kararın kim tarafından ve ne zaman verildiği denetim kaydında durur.