Masraf fişleri zarfta değil, akışta.

Masraf formu, onaycının ve muhasebenin ihtiyaç duyduğu bilgiyi tek seferde toplamalı: masraf türü, tarih, tutar, KDV, işyeri, varsa proje ya da müşteri ve fişin kendisi. Fişsiz ya da eksik bilgiyle gelen masraf, ay sonunda e-postayla geri döner.

E-Flow’da form sürükle-bırak ile, kod yazmadan hazırlanır; süreci bir cümleyle anlattığınızda alanlarıyla birlikte yapay zeka da hazırlayabilir. Birden çok masraf bir tabloya satır satır girilir. Form web’den ya da iOS ve Android uygulamasından doldurulur.

Çalışan fişin fotoğrafını çeker ya da PDF’ini ekler; yapay zeka destekli belge okuma masraf türünü, tarihi, tutarı, KDV’yi ve işyerini kendi alanlarına yerleştirir. Çalışan alanları kontrol eder, okunamayan bir alan varsa kendisi doldurur.

Fiş görüntüsü masrafla birlikte süreçte saklanır; onaycı ve muhasebe kararı fişe bakarak verir, ay sonunda zarf toplanmaz.

Önce kurallarınızı yazıya dökün: hangi tutara kadar yönetici onayı yeterli, hangi tutardan sonra finans onayı gerekir, hangi masraf türünde ek kontrol yapılır. Sonra bunları akışta karar adımı olarak tanımlayın.

E-Flow’da karar adımı formdaki tutara ve masraf türüne bakar: 5.000 TL’yi aşan masrafta finans onayı eklenir, altındakinde bu adım atlanır. Günlük yemek sınırı gibi kurumunuzun kuralları da aynı yöntemle kontrol edilir. Sınırları ve onaycıları kurumunuz belirler.

Evet. Akışa eklenen Yapay Zeka adımı fişi ve formu birlikte okur: fişteki tutarın formdakiyle aynı olup olmadığına, tarihin dönem içinde kalıp kalmadığına ve masraf türünün politikaya uyup uymadığına bakar, onaycı için kısa bir not yazar. Sonuç bir karar adımını besleyebilir: uyumsuz masraf ek kontrole gider.

Adım düz Türkçe bir talimatla, kod yazmadan kurulur; model firmanızın seçtiği sağlayıcıdır (Claude, ChatGPT, Gemini ya da kurum içi model). Yapay zeka kontrolü hazırlar, son sözü onaycı verir.

Evet. Çalışan masrafı fişin fotoğrafıyla telefondan bildirir ve hangi adımda beklediğini oradan izler. Onaycı bildirimi telefona alır; masraf bilgilerini ve fiş görüntüsünü görüp kararını E-Flow’un iOS ya da Android uygulamasından verir.

Onaycı reddederse gerekçesini yazar ve masraf düzeltilmek üzere çalışana döner. Masraflar ay sonunu beklemeden, harcandığı gün onaya girer.

Onaylanan masraf, akıştaki entegrasyon adımıyla ERP’ye muhasebe kaydı olarak aktarılır; tarih, tutar, KDV ve masraf türü elle yeniden girilmez. Muhasebe ödemeyi tamamlayınca çalışana ödeme bildirimi gider.

Logo Tiger, Netsis ve SAP için hazır adımlar vardır; diğer ERP’lere ve sistemlere REST ya da SOAP servisleriyle veya veritabanı bağlantısıyla ulaşılır.

Onaylanan masraflar panolarda departmana, masraf türüne ve döneme göre izlenir; bekleyen masrafların hangi adımda ve kimde olduğu da görünür.

İsterseniz dönem sonunda bir Yapay Zeka adımı masraf tablosunu okur: kategori ve departman toplamlarını çıkarır, bütçeyi aşan kalemleri işaretler, yöneticiye kısa bir özetle birlikte Excel raporu hazırlar.