Doküman yönetim sistemi nedir?

Doküman yönetim sistemi, belgelerin oluşturulmasından arşivlenmesine kadar tüm yaşam döngüsünü yöneten yazılımdır. Belge bir kez arşive girer; kim, ne zaman, hangi sürümünü gördü ya da değiştirdi kaydedilir, yetkisi olmayan kişi belgeyi göremez.

Türkçede doküman yönetim sistemi (DYS), belge yönetim sistemi ve elektronik belge yönetim sistemi (EBYS) adları birbirinin yerine kullanılır. EBYS ise asıl olarak kamu kurumlarının resmi yazışmaları için, kendi standardı olan sistemlerin adıdır; farkını aşağıda anlatıyoruz.

Bir doküman yönetim sisteminin temel özellikleri şunlardır: tek merkezi arşiv; sürüm ve revizyon geçmişi; belge ve klasör bazında görüntüleme, düzenleme ve silme yetkisi; OCR ile taranmış belgelerdeki metnin okunması ve tam metin arama; belgeleri türüne göre alanlarla (taraf, tarih, tutar, geçerlilik tarihi) sınıflandırma.

Bunlara ek olarak şunlara bakılmalıdır: belgelerin onay süreçlerine bağlanması (sözleşme onayı, satın alma teslim tutanağı), e-imza ve mobil imza, KEP ile resmi gönderim, yanlışlıkla silinen belgenin geri dönüşüm kutusundan geri alınması ve her görüntüleme ile değişikliğin denetim kaydı.

Belgelerin çoğu bir süreçte doğar ya da bir süreçte kullanılır: teklif satın alma talebinde, sözleşme onay akışında, teslim tutanağı teslim adımında. Belge arşivde, süreç başka bir sistemde durduğunda hangi belgenin hangi onayla geldiği sonradan bulunamaz.

Belgeler süreçlerle ilişkilendirildiğinde teklif, sözleşme ve tutanak ilgili sürecin yanında durur; bir belgenin kullanıldığı tüm süreçler kayıt altında kalır ve geriye dönük sorgulanır.

E-Flow DMS, Netoloji’nin doküman yönetim sistemidir. Form, tablo, sunum, rapor, fatura ve taranmış kağıt belgeler tek merkezi arşivde, sürüm ve imza geçmişiyle tutulur. Erişim departman, kıdem ve kişi bazında tanımlanır; görüntüleme, düzenleme ve silme izinleri ayrı verilir, her görüntüleme ve değişiklik kayıt altındadır. Silinen belge geri dönüşüm kutusundan geri alınır, kalıcı silme yalnız özel yetkiyle yapılır.

Yapay zeka destekli OCR fatura ve fiş gibi belgelerdeki bilgileri ilgili alanlara doldurur, taranmış belgelerdeki metni okur; belgelerin içinde arama yapılır. Form içerikli klasörlerde belgeler taraf, tarih, tutar ya da geçerlilik tarihi gibi alanlarla tutulur ve süzülür; süresi yaklaşan belgeler görünür.

Belgeler E-Flow BPM süreçlerine bağlanır: teklif, sözleşme ve tutanak ilgili sürecin yanında durur, bir belgenin kullanıldığı tüm süreçler geriye dönük sorgulanır. E-imza süreçte, listede ve arşivde, mobil imza uygulamada kullanılır; E-Flow’dan resmi yazışmalar KEP ile gönderilir. E-Flow bulutta ya da kendi sunucularınızda çalışır.