Sözleşmeler bitmeden haber verir.

İlgili birim sözleşme talebini bir formla açar: karşı taraf, konu, tutar, süre. Taslak ve ekler talebe eklenir; talep, sözleşmenin türüne göre doğru kişilere gider.

Hangi sözleşmenin hangi birimlerden geçeceğini kurumunuz belirler; akış kod yazmadan tasarlanır.

Yapay Zeka adımı sözleşmeyi okur, özetini çıkarır ve şirket şablonundan farklı maddeyi bulur; cezai şart, otomatik yenileme ya da tek taraflı fesih gibi dikkat edilecek maddeleri tablo olarak listeler ve genel risk seviyesini yazar.

Hukuki görüş vermez; onaycının önemli olanı sözleşmenin tamamını okumadan önce görmesini sağlar. Genel risk yüksekse karar adımı süreci hukuk biriminin onayına gönderir.

Hukuk ve yönetici onayları kurallarla sıraya girer; onaycılar bildirimi telefona alır, kararı mobil uygulamadan verir.

Yönetici sözleşmeyi telefonundan okur, onaylar ve mobil imza ya da E-İmza ile imzalar; imza belgeye işlenir, belge akıştan çıkmaz ve sıradaki adım kendiliğinden başlar.

İmzalanan sözleşme E-Flow DMS’te türüne özel alanlarla (taraflar, başlangıç ve bitiş tarihi gibi) arşivlenir; form alanlarına göre filtrelenir, taranmış sözleşmelerde de metin içinde arama yapılır. Her sürüm ve imza kayıtlıdır.

Yetki departman, kıdem ve kişi düzeyinde verilir; görüntüleme, düzenleme ve silme ayrı izinlerdir, kimin ne zaman görüntülediği kayıt altındadır.

Belirli bir tarih süreci kendiliğinden başlatır: sözleşmenin bitişinden önce yenileme ya da fesih kararı için ilgili kişiye görev açılır. Kimse takvim tutmak zorunda kalmaz.

Karar, onay ve yeni imza aynı akışta ilerler; yenilenen sözleşme önceki sürümüyle birlikte arşivde durur.

Kağıtta duran sözleşmeler taranıp aynı arşive eklenir; OCR metni algılar, sözleşmenin içinde arama yapılır. Taraflar ve bitiş tarihi gibi alanlar doldurulunca eski sözleşmeler de süre takibine girer.

Böylece hangi sözleşmenin ne zaman bittiği, yalnız yeni imzalananlar için değil, arşivdeki bütün sözleşmeler için görünür.