Satın alma talepleri e-postada değil, akışta.

Talep formu, onaycının karar vermek için ihtiyaç duyduğu bilgiyi tek seferde toplamalı: ne alınacağı, kaç adet, tahmini tutar, hangi bütçe kaleminden ödeneceği, gerekçe ve varsa teklif eki. Eksik bilgiyle açılan talep, e-postada soru-cevapla günler kaybettirir.

E-Flow’da form sürükle-bırak ile, kod yazmadan hazırlanır; süreci bir cümleyle anlattığınızda alanlarıyla birlikte yapay zeka da hazırlayabilir. Malzeme ve birim Logo’daki malzeme kartlarından seçilir, birden çok kalem bir tabloya satır satır girilir. Talep web’den ya da iOS ve Android uygulamasından açılır.

Önce onay sınırlarınızı yazıya dökün: hangi tutara kadar yöneticinin onayı yeterli, hangi tutardan sonra genel müdür onayı gerekiyor. Sonra bu sınırı akışta bir karar adımı olarak tanımlayın.

E-Flow’da karar adımı formdaki tutara bakar: 50.000 TL’yi aşan talepte genel müdür onayı eklenir, altındaki talepte bu adım atlanır. Aynı yöntemle birime, malzeme türüne ya da bütçe kalemine göre de yol ayrılır. Sınırları ve onaycıları kurumunuz belirler.

Evet. Akışa eklenen Yapay Zeka adımı talep açıklamasını okur; aciliyeti ve kategoriyi belirler, onaycı için kısa bir özet yazar. Sonuç bir karar adımını besleyebilir: örneğin aciliyeti yüksek talep öncelikli onaya gider.

Adım düz Türkçe bir talimatla, kod yazmadan kurulur; model firmanızın seçtiği sağlayıcıdır (Claude, ChatGPT, Gemini ya da kurum içi model). Yapay zeka kararı hazırlar, son sözü onaycı verir.

Evet. Onaycı kendisine düşen talebin bildirimini telefona alır; talep bilgilerini ve teklif ekini görüp kararını E-Flow’un iOS ya da Android uygulamasından verir.

Gerekirse belgeler akış içinde E-İmza ya da mobil imzayla imzalanır. Onaycının masa başında olması gerekmediği için talep e-posta kutusunda beklemez.

Onaylanan talep, akıştaki entegrasyon adımıyla Logo Tiger’da talep fişine ya da satın alma siparişine dönüşür: talep tablosundaki her satır Logo’da bir fiş satırı olur, malzeme, miktar ve birim elle yeniden girilmez. Logo’nun verdiği fiş numarası sürece geri yazılır; Logo kaydı reddederse gerekçesi görünür ve ilgili kişiye kontrol görevi açılır.

Logo Tiger, Netsis ve SAP için hazır adımlar vardır; Mikro, Dia ve Nebim gibi ERP’lere ve diğer sistemlere REST ya da SOAP servisleriyle veya veritabanı bağlantısıyla ulaşılır.

Her talebin hangi adımda ve kimde beklediği E-Flow’da görünür; talep sahibi her adımda bilgilendirilir, kimsenin “talebim ne oldu?” diye e-posta yazması gerekmez.

Talepler kanban, takvim ve panolarla izlenir; her kararın kim tarafından ve ne zaman verildiği denetim kaydında durur.