Belgeler klasörde değil, arşivde.

Form, tablo, sunum, rapor ve fatura gibi dokümanların yanında kağıtta üretilip taranmış belgeler de aynı merkezi arşive eklenir. Her belge türünün kendi alanları vardır: sözleşmede taraflar ve tarihler, faturada tedarikçi ve tutar gibi.

Form içerikli klasörlerde belgeler bu alanlara göre filtrelenir; belgenin geçmişi ve revizyonları izlenir, kaybolma riski azalır.

Yapay zeka destekli OCR, JPEG ve PDF gibi dosyalardaki yazılı metni algılar; algılanan metin sayesinde belgelerin içindeki bilgiye arama ve filtrelemeyle ulaşılır.

Fatura ve fiş gibi belgelerde veriler ilgili alanlara kendiliğinden dolar; okunan içerik önizlemede görünür ve kullanıcı onayıyla kaydedilir. OCR işlemleri kullanıcı onayıyla geri alınabilir.

Her belgenin sürüm geçmişi tutulur; hangi sürümün geçerli olduğu, kimin ne zaman neyi değiştirdiği görünür. İmzalı belgelerde imza geçmişi de sürümle birlikte durur.

“sozlesme_v3_SON_2” gibi dosya adlarına gerek kalmaz; herkes aynı belgenin geçerli sürümünü açar.

Her doküman ve klasör için yetki verilir; erişim departman, kıdem ve kişi düzeyinde tanımlanır. Görüntüleme, düzenleme ve silme izinleri ayrı ayrı verilir; görüntüleme ve düzenleme geçmişi kayıt altındadır.

Silinen dosyalar geri dönüşüm kutusunda saklanır ve kalıcı olarak silinmedikçe geri yüklenir; kalıcı silme yetkisi yalnız özel yetkili kullanıcılara verilir.

Teklif, sözleşme ve tutanaklar ilgili sürecin yanında durur; belgenin kullanıldığı bütün süreçler kayıt altına alınır ve geriye dönük sorgulanabilir.

Süreçte oluşan onay kaydı ve imzalı belge de arşive kendiliğinden düşer; denetimde bir belgenin hangi onaydan geçtiği tek yerde görünür.

Belge türüne geçerlilik tarihi alanı eklenir; “30 gün içinde bitiyor” gibi filtrelerle süresi yaklaşan belgeler listelenir.

İsterseniz belirli bir tarih E-Flow BPM’de yenileme sürecini kendiliğinden başlatır. Yasal zorunlulukla saklanması gereken belgeler arşivde güvenle saklanır.