Yeni çalışan ilk gün her şeyi hazır bulur.

Yeni çalışan kaydı bir formla açılır: ad, pozisyon, başlangıç tarihi ve yönetici. Kayıtla birlikte işe girişin bütün adımları sıraya girer.

Süreç belirli bir tarihte kendiliğinden de başlayabilir; örneğin başlangıç tarihinden bir hafta önce. Form E-Flow’da kod yazmadan hazırlanır.

Kimlik kartı, yerleşim yeri belgesi ve nüfus kayıt örneği gibi belgeler yüklenir; yapay zeka destekli belge okuma bilgileri forma doldurur, kimse yeniden yazmaz.

Yapay Zeka adımı belgeleri formla karşılaştırır ve eksik belge olup olmadığını yazar; sonuç forma işlenir, eksik varsa İK’ya görev açılır.

Bilgisayar ve hesap, kart ve çalışma alanı, oryantasyon planı gibi işler ilgili ekiplere aynı anda görev olarak gider. Kim neyi tamamladı, ne bekliyor, tek ekranda görünür.

İK’ya düşen görev makine öğrenimiyle doğru İK uzmanına atanabilir; öneriyi değiştirmek her zaman mümkündür.

İş sözleşmesi gibi belgeler akış içinde E-İmza ya da mobil imzayla imzalanır; imza belgeye işlenir, belge akıştan çıkmaz.

İmza beklenirken süreç bekleyen adımı gösterir; imza gelince sıradaki adıma kendiliğinden geçer.

İşe giriş belgeleri ve imzalı sözleşme E-Flow DMS’te çalışanın özlük dosyasına arşivlenir. Her belge türünün kendi alanları vardır; taranmış belgelerde de metin içinde arama yapılır.

Herkes yalnız yetkisi kadarını görür; her sürüm ve imza kayıtlıdır, hangi belgenin hangi süreçte kullanıldığı izlenir.

Başlayacak her çalışan için görevlerin durumu panolarda görünür; başlangıç tarihi yaklaşırken bekleyen görev öne çıkar.

Her adımın kim tarafından ve ne zaman tamamlandığı denetim kaydında durur.