İzin talepleri kağıtta değil, akışta.

İzin formu kısa olmalı: izin türü (yıllık, mazeret, raporlu ve diğerleri), başlangıç ve bitiş tarihi, açıklama ve gerekiyorsa vekil. Gün sayısı tarihlerden hesaplanır, kalan bakiye formda görünür; çalışan hiçbir şeyi elle hesaplamaz.

E-Flow’da form sürükle-bırak ile, kod yazmadan hazırlanır; süreci bir cümleyle anlattığınızda alanlarıyla birlikte yapay zeka da hazırlayabilir. Talep web’den ya da iOS ve Android uygulamasından açılır.

Form açılırken çalışanın kalan izni İK kaydından ya da veritabanından okunur ve talep edilen gün sayısıyla karşılaştırılır. Bakiye yeterliyse talep yöneticinin onayına gider.

Bakiye yetmiyorsa karar adımı talebi onaya göndermeden çalışana bildirir ya da İK’nın kontrolüne yönlendirir; hangisinin olacağını kurumunuz belirler.

Önce kurallarınızı yazıya dökün: kısa izinde yönetici onayı yeterli mi, kaç günü aşan izinde bölüm müdürü de onaylar, raporlu izinde belge istenir mi. Sonra bunları akışta karar adımı olarak tanımlayın.

E-Flow’da karar adımı formdaki gün sayısına ve izin türüne bakar: 5 günü aşan izinde bölüm müdürü onayı eklenir, raporlu izinde rapor belgesi zorunlu olur. Sınırları ve onaycıları kurumunuz belirler.

Evet. Çalışan izni telefondan ister ve hangi adımda beklediğini oradan izler; yönetici bildirimi alır, kararını E-Flow’un iOS ya da Android uygulamasından verir. Sonuç çalışana bildirimle gider.

Bilgisayarı olmayan saha çalışanları için Lizybot ile izin talebi WhatsApp üzerinden de açılıp onaylanabilir; talep yine aynı E-Flow akışına düşer.

Onaylanan izin İK kaydına işlenir, kalan bakiye güncellenir ve izin Microsoft 365 takvimine kendiliğinden eklenir; ekip kimin ne zaman izinde olduğunu takvimden görür.

İK yazılımına ya da ERP’ye aktarım gerekiyorsa akıştaki entegrasyon adımı kaydı oraya yazar; REST ya da SOAP servisleriyle veya veritabanı bağlantısıyla çalışır.

İzinler takvim ve panolarla izlenir: hangi gün kimin izinde olduğu, bekleyen talepler ve kalan bakiyeler tek yerde görünür.

Her kararın kim tarafından ve ne zaman verildiği denetim kaydında durur.