İş akışı otomasyonu nedir?

Üç parçası vardır. Tetikleyici akışı başlatan olaydır: bir form gönderildi, bir belge yüklendi, bir süre doldu. Kural, yolu belirleyen koşuldur: tutar sınırı, talep türü, kişinin rolü. Eylem ise sistemin yaptığı iştir: görev açmak, bildirim göndermek, veriyi başka sisteme aktarmak.

Bir adım tamamlanınca sistem kurala bakar ve bir sonraki eylemi başlatır. Her adımın kim tarafından, ne zaman yapıldığı kaydedilir; süre dolduğunda hatırlatma ya da başka birine yönlendirme de akışın parçası olabilir. Otomatik bir eylem hata verdiğinde (ERP yanıt vermez, bir servis yeniden başlar) iyi kurulmuş bir sistem süreci kaybettirmez: hatayı kaydeder, adımı yeniden dener ve takılan süreci yöneticiye gösterir.

Her seferinde farklı yargı gerektiren, kuralı belli olmayan ya da bir kez yapılıp biten işler otomasyon için iyi aday değildir. İşin kuralı kişiden kişiye değişiyorsa önce kuralı netleştirmek gerekir.

Bozuk bir süreci otomatikleştirmek bozukluğu hızlandırır. Bu yüzden iş akışını kurmadan önce bugünkü adımları yazmak, gereksiz onayları ve tekrar eden bilgi girişlerini ayıklamak işin yarısıdır.

E-Flow, Netoloji’nin geliştirdiği Türkiye’nin ilk no-code BPM platformudur. İş akışı, görev formları ve kurallar E-Flow Designer’da sürükle-bırakla, kod yazmadan tasarlanır. 3.25 sürümüyle süreci yazıyla da anlatabilirsiniz: "satın alma talebi 50.000 TL’yi aşarsa genel müdüre gitsin, onaylanınca Logo’da sipariş açılsın" dediğinizde akış, görev formu ve kural saniyeler içinde hazırlanır; sohbetle düzeltirsiniz, son söz sizdedir.

Tetikleyiciler, kurallar ve eylemler aynı tasarımcıdadır: tutara ya da role göre yol ayrılır, süre dolunca hatırlatma gider ya da görev başkasına yönlenir. Logo Tiger, Netsis ve SAP için hazır ERP adımları vardır; diğer sistemlere REST, SOAP ya da veritabanı bağlantısıyla bağlanılır. Tedarikçi ve müşteriler hesap açmadan, süreli bir bağlantıyla görev formunu doldurur; yanıtları doğrudan akışa işlenir.

Yapay zeka da akışın bir adımıdır: belgeyi okuyup forma doldurur, gelen talebi sınıflandırıp doğru ekibe yönlendirir. Hata veren süreçler "Hatalı Süreçler" ekranında nedenine göre toplanır; otomatik adım kendiliğinden yeniden denenir, yönetici süreci elle devam ettirir. Talepler kanban, Gantt ve zaman çizelgesiyle izlenir, her adımın denetim kaydı tutulur; onaylar mobilden verilir, e-imza, mobil imza ve KEP desteklenir. E-Flow bulutta ya da kendi sunucularınızda çalışır.