Görevler süreç katılımcısı tarafından manüel olarak tamamlanması gereken olayları ifade eder. Görevler kullanıcının süreç verileri ile verileri görüntülemek ve/veya güncellemek suretiyle etkileşimini ve ardından tanımlanmış eylem düğmeleri ile görevin sonucu veya düzenlenmesi ile ilgili karar vermesini sağlar.
Eylem Düğmeleri, görevlerle çalışan kullanıcı tarafından belirlendiği üzere, süreçte izlenecek olan yürütüm yolunu tanımlar. Bir Görev Eyleminin tanımlı en az bir Eylem Düğmesinin bulunması gerekir.
Eylem Düğmeleri, Görev Eyleminin üzerindeki dışarı yönlü okla süreçteki bir başka görev arasında bağlantı çizilmek suretiyle tanımlanır. Bağlantı üzerindeki etiket Web Arayüzünün Görev Detayları sayfasındaki düğmenin üzerindeki metne karşılık gelir.
Eylem düğmelerinin “buton metni”, “zemin rengi”, “yazı rengi” gibi çeşitli özelliklerini eylem düğmesi üzerinde çift tıklayarak değiştirebilirsiniz. Tek tıklayarak ise sadece buton metnini düzenleyebilirsiniz.
Süresi Geçmiş Eylem, görevin yürütüm yolunun hesaplanan son tarihin ötesine geçtiğini belirtir. Görevin süresi geçtiğinde, görev listesinden silinir ve süresi geçmiş eylem yürütülür.
Süresi Geçmiş Eylem opsiyoneldir. Belirtilmemesi durumunda, süresi geçen eylemler tamamlanıncaya kadar görev listesinde kalmaya devam ederler.
Görev konusu, görevi, listedeki diğer görevlerden ayırmak için kullanılır. Konu görevle ilgili metin veya verilerden oluşabilir. Konu hem Görev Listesinde hem de Web Arayüzündeki Görev Detay sayfalarında görüntülenir. Görevle ilgili verileri dahil etmek için, veri öğesinin isminin başına ve sonuna (%) işaretleri koyunuz.
Örnek: %firma_unvani%
Opsiyonel olarak, verilen bir görevi tamamlamak için neler yapılması gerektiği hakkında kullanıcı için detaylı bir dizi talimat belirleyebilirsiniz. Talimatlar, Web Arayüzündeki Görev Detay sayfasında görüntülenir. Talimatlarda HTML formatlama kullanmak için, metni ve HTML’i <HTML></HTML> etiketlerinin içine alınız.
Görev için tamamlanma tarihin nasıl hesaplanacağını belirtir. Bu veriyle ilgili daha ayrıntılı bilgi için, 39. sayfadaki Gecikmeler ve Süreler bölümüne bakınız.
Bu, görevin verildiği grubu veya bireyi belirtir. Açılan listeden grubu seçin. Varsayılan değer olarak görev Başlatıcıya, bir başka deyişle süreç aşama durumunu başlatan veya çalıştıran kişiye verilir.
Belirlenen grubun üyesi olan herhangi bir kişi görevin sahipliğini üstlenebilir.
İşlem herhangi bir Görevlendirme (Assignment) veri öğesi içeriyorsa, bu durumda açılan Görevlendir listesinin altında bunlar listelenecektir. Seçildiği takdirde, görev sürecin her aşama durumundaki veri öğesi ile ilişkili gruba dayanarak dinamik olarak atanır.
Görev bir Grup Görevi olarak işaretlenmişse, Görevlendir grubunda olan her üye görevin kendisine ait kopyasını alır. Örneğin, görevlendirilen grupta on üye varsa, on münferit görev yaratılır. Grup Görevleri; bölüm raporları, zaman çizelgeleri gibi işlerde veya bir grup bireyden bilgi toplanmasını gerektiren diğer görevlerde kullanılır.
Çoklu olarak işaretlenmiş veri öğeleri, veri girişi yapan her kişi için münferit değerleri kaydeder ve tablo formatında raporlar.
Grup Görevlerinin yalnızca bir Eylem Düğmesi bulunur.
Bir görevin mevcut görev sahibi tarafından bir başka gruba veya bireye yeniden verilip verilemeyeceğini işaretler. Yeniden görevlendirmeye izin verilmişse, kullanıcı görevi bir başka kişiye veya gruba yeniden verebilir.
Kullanıcının tercih ettiği belirli ayarların olması durumunda, kullanıcıya veya kullanıcının bağlı olduğu gruba bir görev verildiğinde bir e-posta bildirimi alırlar. Bazı durumlarda, tasarımcı bu e-posta mesajlarını kesmek isteyebilir. İşlemin başlangıç görevi için, süreci henüz başlatmış olduğundan, kullanıcının muhtemelen bildirim e-postasına ihtiyacı olmayacaktır.
Görev ilk oluşturulurken verilen bitiş tarihi, görev listesinde gösterilir. Eskalasyon tarihi, görev tanımlanan süre içerisinde tamamlanmamış ve süresi geçmiş eylem tanımlanmışsa gösterilen tarihtir. geri döngüye girerek göreve dönerse, orijinal bitiş tarihi gösterilir.
Görev ilk oluşturulurken verilen bitiş tarihi, görev listesinde gösterilir. Eskalasyon tarihi, görev tanımlanan süre içerisinde tamamlanmamış ve süresi geçmiş eylem tanımlanmışsa gösterilen tarihtir. geri döngüye girerek göreve dönerse, orijinal bitiş tarihi gösterilir.
Görevle ilişkili Veri öğeleri aşağıda belirtilen şekilde ayarlanmalıdır.
Veri öğesini görevin bir parçası olarak dâhil etmek için bu kutuyu işaretleyin. Veri öğesi Web Arayüzündeki Görev Detay sayfasında gösterilecektir.
Veriyi görüntülemek ve değiştirilmesine izin vermemek için, “Salt Okunur” seçeneğini seçin. Salt okunur alanlar Web Arayüzünde gri renkli kutucuklar olarak görüntülenir.
Görevi tamamlamak için verilerin girilmesi gerekiyorsa, “Gerekli” seçeneğini seçin. Veriler gerekli ise, geçerli veri girişi yapılmadan görev tamamlanamaz. Gerekli veri öğeleri Web Arayüzünden kırmızı metin olarak vurgulanır.
